De waarde van een rapportageproject is vaak heel moeilijk te bepalen.
We wagen hier toch een poging om je project te verantwoorden.
De waarde meet je door zowel kwantitatieve als kwalitatieve voordelen in kaart te brengen. Een belangrijk aspect is tijd- en kostenbesparing: meet hoeveel tijd medewerkers besparen door geautomatiseerde rapportages en hoeveel kosten worden vermeden door efficiëntere processen. Daarnaast speelt verbeterde besluitvorming een grote rol. Rapportages zorgen voor snellere, datagedreven beslissingen, wat een directe impact heeft op de bedrijfsresultaten.
Ook toegenomen efficiëntie is een meetbare factor: minder handmatige werkzaamheden, snellere toegang tot data en minder fouten verhogen de productiviteit. Strategische impact is een ander belangrijk voordeel. Rapportages helpen doelen beter te monitoren en de organisatie wendbaarder te maken. Het gebruik en de adoptie van rapportages geven inzicht in het succes: hoe vaak worden ze gebruikt en hoe tevreden zijn gebruikers?
Daarnaast verminderen rapportages risico’s door betere monitoring en vroegtijdige signalering van problemen. Tot slot zijn er kwalitatieve voordelen, zoals betere samenwerking, verhoogde medewerkerstevredenheid en meer vertrouwen in data. Door deze aspecten te meten, krijg je een volledig beeld van de impact van een rapportageproject, wat essentieel is voor het behalen van duurzame bedrijfsresultaten.
Wil je toch wat verder gaan dan kan je zelfs een Return on Investment gaan berekenen.
ROI = [(Totale Voordelen - Totale Kosten) / Totale Kosten] x 100%
Belangrijk is om alle elementen van je formule goed te gaan bepalen.
Identificeer de totale voordelen
De voordelen van een BI- of budgetteringsproject kunnen worden gekwantificeerd in zowel directe als indirecte opbrengsten:
• Directe voordelen: Tijd- en kostenbesparingen, zoals het verminderen van manuele processen of het automatiseren van rapportages.
• Indirecte voordelen: Betere besluitvorming, verhoogde efficiëntie, verbeterde samenwerking, en lagere risico’s door nauwkeurige prognoses.
Bijvoorbeeld: Als een geautomatiseerde rapportage-oplossing je 4 uur per week bespaart voor het financiële team voor het verzamelen en verspreiden van de informatie, kun je de jaarlijkse besparing berekenen op basis van het gemiddelde uurloon.
Reken daar ook een snellere rapporteringscyclus bij en een kortere budgetronde en dan kom je al snel tot aanzienlijke directe voordelen.
Bepaal de totale kosten
De kosten omvatten de initiële investering, zoals licenties, hardware en implementatie, maar ook terugkerende kosten, zoals onderhoud, training en eventuele externe ondersteuning. Zorg ervoor dat je een volledig beeld hebt van zowel eenmalige als terugkerende uitgaven.
Bereken de ROI
Stel, de implementatie van een FP&A-oplossing kost €20.000 en levert jaarlijkse besparingen en voordelen op ter waarde van €50.000. De ROI is dan:
ROI = [(50.000 - 20.000) / 20.000] x 100% = 150%