Budget Cookbook

Bereid je budget juist voor.

Je weet dat het belangrijk is om de kosten en baten af te wegen voordat je de nodige middelen inzet. Wat zijn dan de cruciale strategieën bij het opstellen van een budget? Hoe kan je financiële gegevens uit het verleden gebruiken om je assumpties te onderbouwen? En hoe kan je ervoor zorgen dat je budget een hulp is om jestrategische doelen te bereiken?   Onderstaande tekst uit Harvard Business Review, die dateert uit 2015 maar volgens ons nog brandend actueel is, geeft een overzicht van hoe je een budget best voorbereid om er het meeste uit te halen.

“Budgetten moeten ambitieus maar realistisch zijn. Breng geen budget in kaart dat je niet kan halen, maar onderschat de mogelijkheden niet. Laat ons even uitleggen hoe je eraan begint…

Ten eerste, noem drie doelen die je hoopt te bereiken in de periode waarvoor je een budget hebt. Bijvoorbeeld:

  • Verhoog de bruto-omzet met 5%.
  • Verlaging van de administratieve kosten als percentage van de omzet met 3 punten.
  • Het verminderen van de voorraden met 2% tegen het einde van het boekjaar.

Zorg dat deze doelstellingen in lijn liggen met de strategische prioriteiten van de organisatie.

Vervolgens wordt er gekeken hoe je deze doelstellingen kan halen. (Vergeet niet dat een budget slechts een plan met cijfers is.) 

Hoe kan je dan meer omzet genereren? 

Heb je meer vertegenwoordigers nodig? 

Waar kan je kosten besparen of voorraden verminderen?

Hoe kleiner de eenheid waarop je je richt, hoe meer detail je nodig hebt. Als je een budget creëert voor een 12-persoons verkoopkantoor, hoeft je jezelf doorgaans geen zorgen te maken over kapitaaluitgaven, zoals grote upgrades aan het gebouw. Maar u moet wel een gedetailleerde schatting maken van de reiskosten, de telefoon- en nutsbedrijven en de kantoorbenodigdheden. Naarmate u hoger in de organisatie komt, zal de reikwijdte van je budget groter worden. Je kan ervan uitgaan dat het hoofd van de 12-functionarissen heeft nagedacht over printercartridges en benzine voor de auto’s van de verkopers. Het is nu jouw taak om te kijken naar de grote lijnen, zoals computersystemen, en om te bepalen hoe alle kleinschalige budgetten bij elkaar passen.

Er zijn ook andere zaken waar je rekening mee moet houden bij het opstellen van een budget:

  • Termijn. 
    Is het budget alleen voor dit jaar, of 
    ook voor de komende jaren? De meeste budgetten gelden alleen voor het komende jaar en worden elke maand of elk kwartaal herzien, al dan niet uitgedrukt als een forecast.
  • Veronderstellingen. 
    In het eenvoudigste geval maakt een begroting prognoses door 
    asssupmties toe te voegen aan de huidige gegevens. Kijk vooral goed naar die assumpties die je maakt. Stel dat je denkt dat de omzet in het komende jaar met 10% zal stijgen als je nog twee mensen aan je eenheid toevoegt. Leg dan vooraluit waarop je die assumptie baseert en laat een duidelijk verband zien met ten minste één strategisch doel (in dit geval is het waarschijnlijk om de omzet met een bepaald percentage te verhogen).

Een rollenspel kan je hierbij zeker helpen. Plaats jezelf in de positie van een divisiemanager met beperkte middelen en veel verzoeken om financiering: Wat zou jij in die omstandigheden overhalen om een aanvraag voor twee extra medewerkers in te willigen?

Het uitspreken en onderbouwen van je veronderstellingen.

Meestal nemen budgethouders de begroting van het voorgaande jaar als uitgangspunt. 

Als jij de manager bent van de Moose Head Division van het fictieve bedrijf Amalgamated Hat Rack, bijvoorbeeld, kan je kijken naar de begroting voor 2014 om ideeën op te doen over hoe je de inkomsten kanverhogen, de kosten kan verlagen, of zelfs beide. (Zie onderstaande lijst, “Moose Head Division, Amalgamated Hat Rack.”).

Kijk niet alleen naar speciale inkomsten- of kostenposten, want inkomsten en kosten zijn nauw met elkaar verbonden. Vraag je daarentegen af wat het budget laat zien over de activiteiten van vorig jaar. Zoals de tabel laat zien, hebben de Standard Upright en de Moose Antler Standard de verkoopverwachtingen in 2014 overtroffen. Misschien is het zinvol om uw verkoopprognoses voor deze producten te verhogen, vooral als uw verkopers optimistisch zijn over de vooruitzichten voor meer omzet. De Standard Upright zou een bijzonder goede keuze kunnen zijn, aangezien hij zijn projectie voor 2014 met 9% heeft overtroffen. Zou u de verwachte omzet voor dit model met 5% of 10% kunnen verhogen in 2015? Hoeveel meer zou u moeten uitgeven aan verkoop of marketing om deze stijging te bereiken? Om de beslissing te nemen, heeft u zoveel mogelijk gegevens nodig over prijzen, concurrenten, nieuwe verkoopkanalen en andere relevante zaken.

U kunt ook van plan zijn om sommige producten te elimineren. Het Electro-Revolving-model, bijvoorbeeld, heeft het moeilijk. Zou het beter zijn om deze lijn door te knippen en het nieuwere Hall/Wall model te promoten? Dat zou 81.250 dollar aan omzet elimineren, maar de Electro-Revolving is duur om te produceren, dus stopzetting zou niet veel impact kunnen hebben op het eindresultaat.

Deze cijfers kan je enkel opstellen door een goede analyse uit te voeren van je huidige kosten en ze in relatie te brengen tot je productie.

Andere vragen om jezelf te stellen:

  • Ga je de prijzen gelijk houden, verlagen of verhogen? Een prijsverhoging van 3% zou het begrotingstekort voor 2014 kunnen compenseren, op voorwaarde dat het de vraag niet tempert.  Om dit verder te onderbouwen zou een marktbevraging kunnen helpen.
  • Beslis je om nieuwe markten te betreden, nieuwe klanten aan te spreken of nieuwe verkoopstrategieën te gebruiken? Hoeveel extra inkomsten verwacht je dan dat deze inspanningen zullen opleveren? Hoeveel zullen deze initiatieven kosten?
  • Zullen de kosten van je (aangekochte) goederen veranderen? Misschien ben je bijvoorbeeld van plan om te bezuinigen op tijdelijke hulp en voltijdse werknemers in de fabriek toe te voegen. Of misschien hoop je de loonkosten te verlagen door middel van automatisering. Zo ja, hoeveel gaat de invoering ervan dan kosten?
  • Is het waarschijnlijk dat je leveranciers de prijzen zullen verhogen of verlagen? Ben je van plan om over te stappen op goedkopere leveranciers? Zal de kwaliteit eronder lijden? Zo ja, wat zal dan de invloed zijn op je omzet?
  • Moet het product verbeteren om je huidige klanten te behouden?
  • Heeft je personeel behoefte aan verdere training?
  • Ben je van plan om andere speciale projecten of initiatieven te ontplooien?

Het formuleren van antwoorden op dit soort vragen zorgt ervoor dat je veronderstellingen niet onopgemerkt blijven. Het zal je ook helpen om een zo realistisch mogelijke budgetcijfers te creëren.

Belangrijk is ook om alles te gaan integreren in één plan: geen van de hier opgesomde vragen staat los van een andere.  Een budget is het samenspel van de antwoorden op alle vragen en veronderstellingen die je uitspreekt.  Enkel door ze samen te brengen in een geïntegreerd plan kan je de juiste antwoorden ontdekken.  Hoe zorg je er echter voor dat je door meer integratie en meer cijfers niet meer tijd nodig hebt?  Hieraan besteden we bij Blue Octopus ook heel wat aandacht in onze reeks rond integrale planning.

Lees hier ook het originele artikel op Harvard Business Review.

featured_head-laptop

Is budgettering nog de moeite waard?

Hoe langer hoe meer hoor je geluiden dat het maken van budgetten bij grote bedrijven te veel tijd en moeite kost om dan weinig of niet opgevolgd te worden tijdens het jaar. Het budgetproces is vaak complex en manueel werk en voor velen is een automatische vergelijking met de huidige gegevens niet mogelijk.

Wat als grote bedrijven dit al zo moeilijk vinden?  Hoe denk je dan dat kleinere bedrijven hiermee omgaan?

Een plan is niets waard.

Onlangs hoorde ik het verhaal van Sofie, controller bij een middelgroot, Vlaams bedrijf.  Zij vertelde me dat voor het budget haar weken van hoogspanning bezorgde.  Weken wordt er besteed aan de analyse van de huidige gegevens, er worden ‘Wat als?’ scenario’s bedacht en cijfers op papier gezet waar niet iedereen achter staat, aldus Sofie.  Pas midden volgend jaar komen de budgetcijfers terug op tafel en worden er heel wat mensen beoordeeld op het al dan niet halen van de getallen die in dat document staan.  Zij concludeert dat een budget zo geen zin heeft.  Ik kan niet anders dan haar gelijk geven: op die manier is het plan niets waard.

Planning is het codewoord.

Het is niet het plan of budget an sich dat iets waard is, wel het ganse budgetteringsproces errond.

In het proces moet je 3 belangrijke fases onderscheiden:

  • De opmaak van het initiële budget
  • De opvolging van je budget in functie van je realisaties
  • De bijsturing

De eerste stap wordt al genomen door bedrijven en wordt door vele medewerkers vervloekt, net zoals door Sofie.

Mocht er in het bedrijf van Sofie werk gemaakt worden van onmiddellijke opvolging van de budgetten en vergelijking met de realisaties, dan zal het ganse bedrijf daar wel bij varen.

Opnieuw en opnieuw

Vanuit de opvolging moet je ook je plan gaan bijsturen: misschien zijn er nu nieuwe veronderstellingen die je kan hard maken waardoor je een beter zicht hebt wat je opbrengsten en kosten zullen zijn.

Door elk kwartaal, of idealiter elke maand, je budget te vergelijken met de realisaties, kan je bijsturen waar nodig.  Je maakt een nieuw plan of een nieuwe forecast en je zal een duidelijker beeld hebben van wat je al dan niet kan verwezenlijken tijdens de budgetperiode.

Waar haal ik de tijd?

Sofie beaamde dat het een stap vooruit zou zijn om dit meer frequent op te volgen.  Zij vraagt zich wel af wat dit haar aan extra tijd gaat kosten…

Door de opvolging van de realisaties en voorspellingen aan elkaar te koppelen op één platform én te automatiseren kost het voor Sofie niet meer tijd en moeite, maar net minder.  Alles samenbrengen op één platform zorgt ervoor dat Sofie minder tijd moet steken in het verzamelen van data.  Ze is Blue Octopus dankbaar omdat ze nu informatie kan analyseren en in forecasts kan bijsturen waar nodig vanuit één platform.

Op die manier is het zeker de moeite en ook de tijd waard. Voor elk bedrijf.

Ben je ook benieuwd hoe je nog meer betrokkenheid creëert vanuit je bedrijf, schrijf je dan hieronder in om het vervolg te kunnen lezen.

time-to-plan-300x228

Impact van Corona op financiële planning

samengevat en vertaald uit Accountancy Today 14/3/2020

De uitbraak en de wereldwijde verspreiding van het coronavirus zorgt dat alle bedrijven zich moeten aanpassen aan de veranderende realiteit.  Maar hoe pak je die veranderende realiteit aan?

Veel bedrijven zetten mensen en gezondheid op de eerste plaats om het virus in te dammen, o.a. met veel thuiswerk of een verminderde productie met inachtname van social distancing.  Het doel dat nu primeert is de gezondheidscrisis te boven komen.
Maar bedrijven worden nog op heel wat andere manieren geïmpacteerd: de vraag verandert sterk, maar ook platformen voor handel wijzigen sterk in functie van de nieuwe regels (bv. E-commerce, afhaalmaaltijden).
Voor elke sector en elk individueel bedrijf heeft COVID19 een andere concrete impact.  En net dat vraagt voor elk bedrij een andere individuele aanpak.  Denk maar aan een gewijzigde toeleveringsketen voor mondmaskers in de gezondheidszorg of een gewijzigde bezettingsgraad en vraag naar andere reizen in de toeristische sector op basis van bijvoorbeeld de regio.

Algemene aanpak van je individuele nood.
De CFO is meer dan ooit de spelverdeler in dit hele gebeuren: adviezen geven over de korte termijn en lange termijn scenario’s uittekenen.  En liefst allemaal tegelijkertijd.  Meer en meer wordt de CFO gedwongen om te werken met voortschrijdende voorspellingen om wendbare plannings- en prognoseprocessen in te voeren.  Automatisatie van de financiële processen zal ervoor zorgen dat je gezwind en beter kan inspelen op de alsmaar snellere veranderingen.  Bedrijven die prognoses implementeren zullen een strategisch voordeel hebben t.o.v. anderen en zijn instaat om de veranderingen beter te begrijpen en er actief op te reageren.

Voor grote bedrijven kan dit betekenen dat het budgetproces aangevuld wordt met flexibelere prognoses om sneller te kunnen reageren.
Een KMO kan voordeel halen door nu te starten met het prognoseproces.

Als spelverdeler wil je snel kunnen reageren op je individuele uitdagingen: het handmatig verzamelen en invoegen van gegevens in meerdere spreadsheets zorgt voor een verlies aan flexibiliteit.  Net die flexibiliteit heb je nodig om te reageren op de plotselinge marktveranderingen.  Het gebruik van een rolling forecast geeft een realistischer en actueler beeld van hoe het bedrijf beïnvloed wordt door interne en externe factoren, dan enkel de lange termijn planning.  Het helpt vooral om gepast te reageren op al die factoren door verschillende prognoses te maken.

Rollende prognoses geven je bedrijf ‘financiële intelligentie’ die de business nodig heeft om hun acties te kunnen sturen en evalueren.  Een continue planning kan bedrijfsschokken beter inschatten en proberen de impact te beperken.

lees het originele artikel in Accountancy Today

financial-planning-news-banner

Planning in onzekere tijden.

De wereld van vandaag is niet deze van gisteren, niet die van morgen en al zeker niet die van overmorgen.  Dat is wel wat we met zekerheid kunnen leren van de huidige gezondheidscrisis.

Maar hoe gaan we hiermee om als financieel-, accounting-expert of zelfs als bedrijfsleider?

Al te vaak grijpen we terug naar die jaarlijkse oefening: het budget.  Is deze techniek nog up-to-date in onze snel veranderende maatschappij?  Hoe kan planning ons helpen om in te spelen op de snel veranderende omgeving.

In onze blog gaan we dieper in op hoe we mensen met verschillende functies moeten samenbrengen om met een continue aanpak en een permanente planning klaar te zijn voor de toekomst.

Schrijf je in en mis geen letter van: “Planning in onzekere tijden: wordt sterker!”

youropinionmatters

Jij bepaalt de inhoud!

Bij Blue Octopus stemmen we de rapporten en dashboards af op wat onze klanten willen zien.  Waarom zouden we dit ook niet doen voor onze presentatie op FinFuture?

Jij bent immers onze belangrijkste inspiratiebron.  We willen het dan ook hebben over de dingen die jij belangrijk vindt en waarop jij antwoorden wil horen.  Vul de vragen in en bepaal zo de inhoud van de presentatie en demo die we geven op FinFuture.

Kan je niet aanwezig zijn, dan mag je nog altijd mee de inhoud bepalen.  Stuur ons een bericht door hier te klikken en wij komen naar jou toe, met een op maat gemaakte presentatie.

Hier gaat het naar de vragen.

Reclameblok_standhouders_FINfuture2020

Fin Future

Fin Future is de place to be voor de finance professional, CFO of managing partner en iedereen die met de bedrijfsprocessen bezig is.  Dit event gaat door op donderdag 12/3 vanaf 15:30 in het Bosuil Stadion in Deurne.

De spreadsheet van gisteren worden inzichten die voor iedereen beschikbaar moeten zijn.  BizView zorgt voor geconnecteerde rapportage waarmee je budgettering, forecasting, analyse en dashboarden binnen ieders handbereik brengt.  En dat op één geïntegreerd platform.

Schrijf je hier in voor dit event en neem deel aan onze break-out sessie om 16:30.

full_groeiland website

Dé digitale transformatie.

Zorg voor de #digitaletransformatie in je bedrijf en groei

Investeer je tijd niet langer in het samenrapen van cijfers, maar in het analyseren van informatie en het bijsturen van je processen.
De digitale transformatie van je financiële processen kan je helpen om sneller stappen te nemen en tijd te te sparen op de tijdrovende taken.
Krijg inzichten met geautomatiseerde financiële rapporten en bedrijfsdashboards.  Stel eenvoudig budgetten op en stuur ze makkelijk bij in forecasts.

Breng een bezoek aan onze stand en ontdek wat Blue Octopus en BizView voor je bedrijf betekent op de Finance- & Digitaliseringsbeurs 2.0.

In onze break-out sessie om 16u leggen we in detail uit hoe we jou kunnen helpen om dé digitale transformatie op gang te zetten in je onderneming.  Na de sessie is er voldoende tijd om ons al je vragen te stellen.

Schrijf je hier in voor de beurs en stuur ons alvast je vragen door om zeker een antwoord te krijgen.

Tot op 16 Mei in Turnhout.

Dashboard

Octovizor Sense

Octovizor is vanaf nu beschikbaar in 2 smaken.  Voor de bestaande gebruikers van Qlikview blijft Octovizor op Qlikview beschikbaar; voor nieuwe klanten of Qlikview gebruikers die willen overstappen is vanaf nu ook Octovizor Sense beschikbaar.

De functionaliteit blijft exact dezelfde: je kan zo je financiële rapporten raadplegen via een dashboard of je actuele cijfers in detail bekijken, naast je budgetten.
Alle visuals zijn aangepast aan de nieuwe mogelijkheden in Qlik Sense.  Met Qlik Sense maken we Octovizor nog aantrekkelijker voor nieuwe gebruikers door haar gebruiksgemak en frisse visuals.

Overtuig jezelf en vraag ons een demo.  Hieronder geven we je alvast een eerste preview van dit product.

BCRW+Datum+WE 2018 (op blauw)_blauw

Bedrijven contact 22-23/11 @Expo Waregem

Breng ons een bezoek op de beurs Bedrijven Contact @Expo Waregem op 22 of 23 november.

 

Maak kennis met Jorn en Iwan van Blue Octopus en kijk wat Octovizor voor u kan doen.  

 

Kom gratis naar deze beurs door hier kaarten aan te vragen.